Vous devez nommer l’intimé correctement en notant son nom légal. Si le nom n’est pas tout à fait exact, même si vous gagnez votre cause, le shérif n’exécutera pas l’ordonnance s’il existe le moindre doute concernant l’identité de l’intimé.
Par exemple, vous pourriez croire qu’une personne se nomme « Bob » alors que son nom légal est « Robert ». Les dénominations sociales (nom de société) doivent aussi être exactes. « Brightstone Apartments » n’est pas suffisant si le nom légal est « Brightstone Apartments (1975) Ltd. ».
Si votre demande est destinée à une société propriétaire, vous pouvez obtenir sa dénomination sociale exacte en contactant le :
Corporate Registry (Registre des sociétés)
Information Services Corporation (ISC)
1301, 1st Avenue
Regina SK S4R 8H2
Téléphone : 306-787-2962
Télécopieur : 306-787-8999
Courriel : corporateregistry@isc.ca
Demandez également une preuve du statut de la personne juridique qui sera requise pour la préparation de votre demande. L’ISC exige des frais pour cette recherche de nom et de preuve du statut.
Si vous intentez une poursuite à l’encontre d’une entreprise non constituée en société, vous devrez nommer le propriétaire de l’entreprise et le nom d’entreprise qu’il utilise. Par exemple, « John Doe exploitant une entreprise sous le nom de Brownstone Apartments ».
Si vous intentez une poursuite à l’encontre de plus d’un intimé, vous pouvez nommer plusieurs intimés si les réclamations à l’encontre de chacun d’eux sont liées. Encore une fois, vous devez nommer correctement chaque partie intimée.
Quand vous obtiendrez un avis d’audience de l’ORT, vous serez responsable d’aviser chaque partie intimée de la demande en signifiant à chacune d’elle une copie de l’avis d’audience sur lequel vous avez précisé vos réclamations et ce que vous souhaitez que l’agent d’audience exige. L’intimé a le droit de savoir quand et comment se présenter à l’audience, ainsi que de prendre connaissance des réclamations qui seront traitées à l’audience.
La demande doit être signifiée dans le délai indiqué dans les directives se trouvant au verso de l’avis d’audience que l’ORT vous a remis. Les jours « francs » ne comprennent pas le jour auquel la demande est signifiée au défendeur ou le jour de l’audience. Si vous n’avez pas pu signifier la demande au défendeur à temps, vous devez en informer l’ORT immédiatement afin que le temps prévu pour l’audience puisse être affecté à d’autres affaires. Omettre d’informer l’ORT, peut conduire à l’annulation de votre demande, et par conséquent à l’obligation de la refaire et de verser de nouveaux frais. Toutefois, si vous avisez l’ORT sans délai que l’avis d’audience n’a pas été signifié, l’ORT permet habituellement de reporter, une fois, la date de l’audience. S’il faut encore la reporter, une nouvelle demande doit être soumise et de nouveau les frais doivent être versés.
Une demande de la part du locateur ou du locataire peut être signifiée à l’autre partie de l’une des façons suivantes :
Signification à personne
La signification à personne peut être effectuée par toute personne âgée d’au moins 18 ans. Cette signification est faite en donnant directement le ou les documents à la personne concernée. Remettre tout document au conjoint ou à un autre occupant du logement locatif ne constitue pas une signification à personne à l’intimé. La personne à qui la demande est signifiée n’a rien à signer. Vous n’avez qu’à donner une copie de la demande à la partie intimée et lui dire « Ceci est une action intentée contre vous. » ou « Ceci est un avis d’audience. » (This is a claim made against you ou This is a notice of a hearing.) Si l’intimé refuse d’accepter la demande, déposez la demande le plus près possible de cette personne.
Huissier
Vous pouvez également avoir recours à un huissier ou au bureau du shérif pour signifier la demande/l’avis d’audience, moyennant des frais. Les huissiers sont indiqués dans les pages jaunes, et le bureau du shérif est situé à la Cour du Banc du Roi. Dans l’un ou l’autre des cas, il vous incombe de veiller à ce que l’attestation de signification soit déposée auprès du Bureau pour prouver que les documents ont été dûment signifiés.
Courrier recommandé
Pour procéder ainsi, vous devez aller au bureau de poste et prendre des dispositions pour que les documents soient envoyés par courrier recommandé. Conservez le bordereau que vous recevez du bureau de poste afin de prouver que les documents ont été envoyés de cette façon. Visitez le système de suivi des envois du bureau de poste sur Internet afin d’imprimer l’avis de livraison et la signature de la personne qui a réceptionné les documents. Annexez ces preuves à l’attestation de signification.
Affichage et envoi par la poste
Dans certains cas, un locateur peut obtenir la permission de signifier un document à un locataire en affichant une copie sur la porte d’entrée du logement locatif, et en envoyant une copie à l’adresse de l’intimé au moyen des services postaux. Voir le verso de l’avis d’audience pour déterminer si cette approche est permise dans votre cas. Un document est réputé avoir été reçu par le destinataire trois jours ouvrables après l’envoi par la poste à moins que la personne signifiée prouve qu’elle ne l’a pas reçu ou qu’elle l’a reçu à une date ultérieure.
Signification électronique
Un locateur ou un locataire peut signifier un document à l’autre partie par voie électronique si le document :
- est dans le même format que le document requis,
- est accessible à l’autre partie,
- peut être sauvegardé pour consultation ultérieure.
Un document est considéré comme reçu le jour ouvrable suivant l’envoi du document par voie électronique sauf si la personne signifiée prouve qu’elle l’a reçu à une date ultérieure. Une transmission par voie électronique peut se faire par courriel ou télécopieur, en tant que pièce jointe à un message texte, ou encore par une publication sur les médias sociaux. Il vous faudra expliquer exactement comment vous avez procédé et pourquoi vous êtes d’avis que l’intimé est susceptible d’en prendre connaissance par cette méthode de transmission électronique.
La demande d’un locataire peut également être signifiée au propriétaire par courrier ordinaire
Étant donné que les locateurs déménagent peu, la loi permet une signification à un locateur par courrier ordinaire. Si l’avis n’est pas reçu et que l’ordonnance a été rendue, des processus sont prévus pour s’assurer que le locateur a l’occasion d’être entendu. Il est important que les locateurs mettent à jour leur adresse postale auprès du Bureau, afin de recevoir tout avis et ne pas avoir à se conformer à une ordonnance parce qu’ils ignoraient la tenue d’une audience.
Que dois-je faire si je ne peux pas signifier le document à l’intimé?
S’il vous est impossible de signifier le document à l’intimé par les moyens susmentionnés, parce que le lieu où il se trouve est inconnu ou parce qu’il s’avère impossible de lui signifier les documents, vous pouvez demander une ordonnance de signification indirecte. Le Bureau peut rendre une ordonnance vous permettant de signifier les documents d’une autre façon susceptible d’attirer l’attention de l’intimé. Vous devrez convaincre le Bureau que vous avez fait tous les efforts raisonnables pour signifier la demande à l’intimé, mais que cela a échoué. Si vous êtes d’avis qu’une ordonnance de signification indirecte est nécessaire, vous pouvez communiquer avec le Bureau pour déterminer la marche à suivre. Il doit y avoir pour cette méthode alternative une probabilité raisonnable de succès, et vous devrez fournir les raisons pour lesquelles votre méthode proposée est susceptible de réussir.
Prouver (attester) la signification
Vous devez fournir la preuve que les documents ont été signifiés à l’autre partie d’une manière permise par la Loi. Voir la section Prouver la signification de documents.